Weblog Kế toán 7E: Hướng dẫn thực hiện Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và các vấn đề liên quan

A.  Căn cứ pháp lý:

Có thể nói hiện nay, các văn bản pháp quy liên quan đến hóa đơn ngày càng hoàn thiện về mặt nội dung, dễ dàng tra cứu để áp dụng ngay. Chúng ta cùng điểm qua các văn bản liên quan nhé.

1. Nghị Định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010

2. Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 ( Hết hiệu lực từ 01/07/2013)

3. Quyết định 2905 đính chính thông tư 153/2010/TT-BTC ( Hết hiệu lực từ 01/07/2013)

4. Thông tư 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011 sửa đổi bổ sung thông tư 153/2010/TT-BTC ( Hết hiệu lực từ 01/07/2013)

5. Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khởi tạo hóa đơn điện tử

6. Thông tư 60/2011/TTLT ngày 17/06/2011 về hóa đơn chứng từ nhập khẩu lưu thông trên thị trường

7. Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 ( Hiệu lực từ 01/07/2013)

8. Nghị định 109/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn (Hiệu lực từ 9/11/2013)

B. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

1. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Căn cứ điều 25 thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 có quy định như sau:

Điều 25. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

….

Căn cứ theo quy định trên, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

- Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;

- Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7,

- Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10

- Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau

Ví dụ : Năm 2013, thời hạn nộp cụ thể như sau:

- Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4/2013;

- Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7/2013,

- Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10/2013

- Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01/2014

2. Thực hiện Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

  Mẫu : Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

BC26/AC có thể được chia thành 4 phần cơ bản:

Phần 1: Thông tin chung về các loại hóa đơn (Chỉ tiêu 1 – chỉ tiêu 4)

1. Số thứ tự

2. Tên loại hóa đơn: Tham khảo điều 3 thông tư 64/2013/TT-BTC

Các loại hóa đơn được sử dụng là:

- Hóa đơn Giá trị gia tăng

- Hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn xuất khẩu

- Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Chú ý : Mỗi loại hóa đơn kê khai 1 dòng.

3. Ký hiệu mẫu hóa đơn

4. Ký hiệu hóa đơn: ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

Ví dụ:

AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn tạo năm 2011; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử;

AB/12T: trong đó AB: là ký hiệu hóa đơn; 12: hóa đơn tạo năm 2012; T: là ký hiệu hóa đơn tự in;

AA/13P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: hóa đơn tạo năm 2013; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.

01AA/11P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2011;

03AB/12P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2012;

Phần 2: Thông tin về số tồn đầu kỳ, mua / phát hành trong kỳ (Chỉ tiêu 5 đến chỉ tiêu 9)

5. Tổng số: Thể hiện số tổng của số hóa đơn tồn đầu kỳ và số hóa đơn mua / phát hành trong kỳ.

6 - 7. Số tồn đầu kỳ: Thể hiện số hóa đơn của kỳ trước còn tồn chuyển sang kỳ này.

8 - 9. Số mua / phát hành trong kỳ: Thể hiện số hóa đơn được đơn vị, cá nhân mua của cơ quan thuế, hoặc do đơn vị phát hành.

Phần 3: Thông tin về số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ

10 - 12. Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy

13. Số lượng đã sử dụng: Tổng số hóa đơn đã sử dụng trong kỳ, không bao gồm các xóa bỏ, mất và hủy.

14 - 15. Xóa bỏ: Bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ trong kỳ.

16 - 17. Mất: Bao gồm các hóa đơn đã mất trong kỳ.

18 - 19. Hủy: Bao gồm các hóa đơn đã hủy trong kỳ. (xem chi tiết tại điều 27 thông tư 64/2013/TT-BTC)

Chú ý: Khi kê khai số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy trên phần mềm HTKK, bạn sử dụng dấu “ ; ” để tách các hóa đơn. Ví dụ : 19;24;28;30

Phần 4: Thông tin về số tồn cuối kỳ

20. Số hóa đơn tiếp theo của số hóa đơn cuối cùng của Quý trước chưa được sử dụng.

21. Số hóa đơn cuối cùng của loại hóa đơn đó đã được mua hoặc phát hành nhưng chưa sử dụng.

22. Tổng số hóa đơn còn tồn đến cuối kỳ

Ví dụ minh họa tổng quát

Tình hình sử dựng hóa đơn của đơn vị A trong Quý III/2013 như sau

- Số hóa đơn tồn cuối kỳ của Quý II/2013 số hóa đơn tồn cuối kỳ là 96 hóa đơn : Ký hiệu AA/12P, từ số 105 đến số 200

- Trong Quý III/2013, đơn vị A thông báo phát hành 500 hóa đơn : Ký hiệu AA/13P, từ số 001 đến số 500.

- Trong quý phát sinh tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

Hóa đơn GTGT ký hiệu AA/12P : xóa bỏ hóa đơn số 105, 118, 190; sử dụng : 93 hóa đơn.

Hóa đơn GTGT ký hiệu AA/13P : xóa bỏ hóa đơn số 5, 19, 41, 68; sử dụng : 65 hóa đơn.

Giả sử tất cả các hóa đơn nêu trên đều là hóa đơn GTGT.

BC26/AC sẽ được lập như sau:

Các loại hóa đơn khác làm tương tự.

C. Xử phạt Vi phạm hành chính đối với việc lập, gửi thông báo và báo cáo cho cơ quan thuế.

Điều 40 Nghị định 109/2013/NĐ-CP có quy định:

Điều 40. Hành vi quy định về lập, gửi thông báo và báo cáo (trừ thông báo phát hành hóa đơn) cho cơ quan thuế

1. Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, theo quy định.

Ngoài bị phạt tiền, tổ chức, cá nhân phải lập và gửi lại cơ quan thuế thông báo, báo cáo đúng quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trong thời hạn quy định nộp thông báo, báo cáo thì không bị phạt tiền.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định ”

D. Thay thế báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã nộp khi phát hiện sai sót

Trong một vài trường hợp, khi bạn đã nộp BC26/AC rồi thì phát hiện ra có sự sai sót, nhầm lẫn thì chúng ta tiến hành lập lại BC/26AC đúng quy định để thay thế BC26/AC sai quy định gửi cơ quan thuế trong thời hạn quy định nộp báo cáo.

Có 02 trường hợp cụ thể như sau:

1. Trong thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể nộp thay thế ngay mà không cần giải trình.

- Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;

- Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7,

- Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10

- Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau

Có thể nộp thay thế ngay mà không cần giải trình.

2. Ngoài thời hạn quy định nộp báo cáo thì bạn nên gửi công văn xin thay thế BC26/AC đã nộp (cho cả 2 cách nộp : qua mạng hoặc bằng giấy) có kèm theo BC26/AC đúng để làm căn cứ sau này để tránh bị phạt không đáng có.