Bốn bước để kiểm soát việc lưu chuyển dòng tiền trong doanh nghiệp
Tiền là “vua” đổi với công tác quản lý tài chính của bất kỳ doanh
nghiệp đang phát triển nào. Khoảng cách giữa thời điểm thanh toán cho
nhà cung cấp và nhân viên với thời điểm thu hồi được các khoản công nợ
là một vấn đề lớn, và giải pháp là quản lý thật tốt các dòng tiền ra
vào.
Theo cách hiểu đơn giản nhất, quản lý dòng tiền là trì hoãn các khoản
chi đến mức có thể trong khi tăng cường thu hồi nhanh chóng các khoản
phải thu.
Tính toán và dự đoán kỹ lưỡng các dòng tiền trong tương lai
Lập các Dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới và thậm chí cho tuần
tới nếu công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả năng thanh toán.
Dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức được những khó
khăn về tiền trước khi nó xảy ra.
Cẩn phải hiểu rằng dự báo về dòng tiền không phải là cái nhìn thoáng
qua về tương lai. Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ,
dựa trên cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: việc thanh toán
của khách hàng trong quá khứ, dựa trên tính toán kỹ lưỡng về những khoản
sắp phải chi, và khả năng yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Các dự
đoán được dựa trên giả định rằng khách hàng sẽ thanh toán trong cũng một
khoảng thời gian giống như những lần thanh toán trước đó, nhà cung cấp
sẽ cho phép gia hạn thanh toán tương tự như những lần nhập hàng trước
đó. Và các khoản chi thường bao gồm chi đầu tư nâng cấp tài sản, chi lãi
vay, các khoản chi cần thiết khác, và các khoản doanh thu thường được
dự kiến dựa theo tính chất mùa vụ.
Hãy bắt đầu việc dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số dư tiền tại thời
điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu được từ các nguồn khác nhau.
Để làm việc đó, bạn sẽ thu thập các thông tin từ phòng kinh doanh, đại
diện bán hàng, kế toán công nợ và từ phòng tài chính. Đối với tất cả các
thông tin này, bạn sẽ đặt ra cùng một câu hỏi: Bao nhiêu tiền sẽ thu
được từ khách hàng, từ lãi tiền gửi, phí dịch vụ, một phần từ các khoản
nợ khó đòi, và từ các nguồn khác, và khi nào thì thu được?
Bước thứ hai để dự báo chính xác dòng tiền là những hiểu biết về số
tiền phải chi và thời điểm chi. Điều đó không chỉ có nghĩa là khi nào
phải chi mà còn là chi cho cái gì? Hãy liệt kê các khoản phải chi, bao
gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế phải trả hoặc các khoản
phải trả khác như chi phúc lợi, mua dụng cụ, thuê tư vấn, đồ dùng văn
phòng, trả nợ, quảng cáo, sửa chữa tài sản, nhiên liệu và chi lợi tức,…
Cải thiện các khoản thu
Nếu công ty được khách hàng thanh toán ngay sau khi giao hàng, công
ty sẽ không bao giờ gặp vấn đề về dòng tiền. Nhưng thật không may, điều
đó khó có thể xảy ra, do vậy công ty cần cải thiện các khoản thu thông
qua việc kiểm soát tốt các khoản công nợ phải thu khách hàng. Vấn đề cơ
bản là cải thiện được tốc độ từ đưa vật tư, nguyên liệu vào sản xuất
hàng hoá, cải thiện tốc độ bán hàng, và tốc độ thu tiền. Sau đây là một
số gợi ý cụ thể về việc này:
• Cung cấp các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, để khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng;
• Yêu cầu khách hàng trả trước một phần tiền hàng tại thời điểm đặt hàng;
• Yêu cầu séc tín dụng đối với tất cả các khách hàng mua chịu;
• Tìm mọi cách thanh lý hàng tồn đọng lâu ngày;
• Phát hành hoá đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách hàng chậm trễ;
• Theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện và tránh những khoản nợ tồn đọng;
• Thiết lập chính sách tín dụng thay vì từ chối giao dịch với các khách hàng chậm thanh toán.
Quản lý các khoản công nợ phải trả
Tăng trưởng doanh thu có thể che đậy rất nhiều vấn đề, thậm chí là
những vấn đề nghiêm trọng. Khi bạn quản lý một công ty đang phát triển,
bạn phải kiểm soát các khoản chi một cách thận trọng. Đừng bao giờ tự
mãn chỉ với doanh thu tăng. Vào bất kỳ thời điểm nào, bất kỳ nơi nào bạn
nhận thấy chi phí tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, hãy kiểm tra kỹ
lưỡng các khoản chi phí để có thể cắt giảm hoặc kiểm soát tốt hơn. Sau
đây là một số gợi ý để sử dụng tiền một cách hợp lý:
• Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu. Nếu nhà cung cấp
yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày, thì không nên trả trong vòng 15
ngày.
• Nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn phải thanh
toán. Công ty có thể vẫn đáp ứng được yêu cầu của nhà cung cấp đồng
thời vẫn có thể sử dụng được khoản tiền đó lâu nhất có thể;
• Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình tài
chính của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có được
sự tin tưởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp;
• Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được hưởng chiết
khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhưng cũng có thể là
một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm. Cần xem xét chi tiết các
điều khoản;
• Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất.
Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cải thiện dòng
tiền của công ty hơn là mặc cả được giá rẻ.
Để vượt qua thâm hụt ngân sách
Sớm hay muộn, công ty cũng có thể sẽ gặp phải vấn đề về thanh toán.
Điều này không có nghĩa là công ty đã thất bại trong kinh doanh. Đó là
vấn đề rất bình thường, xảy ra hàng ngày trong hoạt động kinh doanh, và
thực tế kinh doanh sẽ giúp công ty kiểm soát và vượt qua được thâm hụt
ngân sách.
Chìa khoá để vượt qua sự thâm hụt về tiền là việc nhận biết những vấn
đề càng sớm và càng chính xác càng tốt. Các ngân hàng thường cảnh giác
đối với những công ty khan hiếm về tiền. Họ thường chỉ thích cho vay khi
những công ty chưa thực sự cần tiền, khoảng một tháng trước khi công ty
cần tiền để chi tiêu. Nếu công ty không phát hiện và dự đoán được sự
thâm hụt ngân sách, ngân hàng rất khó có thể cho công ty vay khi công ty
đang lâm vào tình trạng thâm hụt.
Nếu công ty dự đoán được sẽ thâm hụt tiền, công ty có thể đàm phán
một hạn mức tín dụng với ngân hàng. Điều này cho phép công ty có thể vay
tiền khi cần. Thực sự cần thiết khi công ty có được hạn mực tín dụng
trước khi gặp phải khó khăn về tiền.
Nếu ngân hàng không cho vay tiền, công ty có thể cầu viện đến nhà
cung cấp. Các chủ nợ thường mong muốn công ty tiếp tục tồn tại và kinh
doanh để trả tiền hơn là các ngân hàng, và họ có thể hiểu rõ hơn về tình
hình kinh doanh của công ty. Công ty có thể có được những điều khoản
gia hạn từ nhà cung cấp, đó gần như là những khoản vay chi phí rất thấp.
Điều đó chỉ có thể nếu công ty có quan hệ tín dụng tốt trong quá khứ và
đã thông báo tình hình tài chính cho nhà cung cấp.
Xem xét sử dụng các công cụ tài chính. Đó là các dịch vụ tài chính
như mua nợ, mua các khoản phải thu mà công ty không có khả năng thu hồi
trong nhiều tuần hoặc trong nhiều tháng. Công ty có thể mất khoảng 15%
các khoản phải thu này, khi công ty mua nợ yêu cầu chiết khấu, nhưng
điều đó giúp công ty tránh được những phiền nhiễu khi đòi nợ và có thể
là nguồn trang trải cho hoạt động hàng ngày mà không phải vay mượn.
Thúc giục các khách hàng tốt nhất thanh toán. Giải thích cho họ tình
hình tài chính và, nếu cần thiết, cung cấp các khoản chiết khấu thanh
toán cho họ. Công ty cũng cần đốc thúc những khách hàng chậm thanh toán,
những khách hàng đã nhận được hoá đơn nhưng chưa thanh toán sau hơn 90
ngày. Đề nghị chiết khấu nếu họ thanh toán ngay lập tức.
Công ty có thể thu tiền bằng cách bán và tái thuê tài sản nhưng máy
móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và thậm chí bàn ghế văn
phòng. Các công ty chuyên cho thuê tài chính có thể thực hiện các giao
dịch này. Chi phí không rẻ, và công ty có thể mất các tài sản này nếu
không trả được tiền thuê.
Lựa chọn thanh toán các hoá đơn một cách thận trọng. Đừng chỉ thanh
toán các khoản nhỏ nhất và bỏ qua các khoản khác. Hãy thanh toán lương
cho nhân viên trước, nếu không có thể họ sẽ nghỉ việc. Tiếp theo hay
thanh toán cho những nhà cung cấp thiết yếu. Hỏi các nhà cung cấp còn
lại xem công ty có thể trì hoãn thanh toán hoặc thanh toán trước một
phần.
Phan Tuấn Nam
(Sưu tầm)